Zakelijke relaties onderhouden: het werk na de handdruk

Kort antwoord: Zakelijke relaties onderhoud je met ritme en aanleiding, niet met toeval. Bepaal welke twintig tot dertig relaties er echt toe doen, leg vast hoe vaak je die spreekt en zorg dat elk contactmoment iets oplevert voor de ander. Wie pas contact zoekt als hij iets nodig heeft, heeft geen relatie maar een lijst.

Een contact is nog geen relatie

Je hebt honderden namen in je telefoon en duizenden connecties op LinkedIn. Toch zijn er waarschijnlijk maar een handvol mensen die je binnen een uur terugbellen als je met een lastige vraag zit. Dat verschil is precies het verschil tussen een contact en een zakelijke relatie.

Een contact is een naam met een context: je hebt elkaar ergens ontmoet en je weet ongeveer wat de ander doet. Een zakelijke relatie is wederkerig, heeft geschiedenis en verdraagt een ongemakkelijke vraag. Je kunt iemand om een gunst vragen zonder dat het transactioneel voelt, en de ander kan dat bij jou.

Die tweede categorie ontstaat zelden vanzelf. Ze ontstaat doordat iemand er onderhoud in stopt. Meestal ben jij dat.

Waarom zakelijke relaties verwateren

Relaties eindigen bijna nooit in een conflict. Ze eindigen in stilte. Er is geen aanleiding, de agenda is vol, en na acht maanden voelt een berichtje geforceerd. Dan komt het moment waarop je die persoon wel nodig hebt en begint je bericht met een verontschuldiging.

Er zijn drie terugkerende oorzaken:

• Geen ritme. Contact hangt af van toeval: je komt elkaar tegen of je komt elkaar niet tegen.
• Geen aanleiding. Je wilt wel iets sturen, maar je hebt niets te melden, dus stuur je niets.
• Alleen halen. Het enige contactmoment is een verzoek. Dat werkt een keer, misschien twee keer.

Alle drie zijn op te lossen zonder dat je er een dagtaak aan hebt. Het begint met kiezen.

Bepaal eerst wie er echt toe doet

Iedereen even warm houden is onmogelijk en ook niet nodig. Verdeel je relaties in drie kringen en geef elke kring een eigen behandeling. Dat voelt kil op papier, maar het alternatief is dat je iedereen een beetje aandacht geeft en niemand genoeg.

De binnenste kring

Tien tot vijftien mensen: je klankbord, een oud-collega die je onvoorwaardelijk vertrouwt, de enkele klant of leverancier die meer is dan een klant of leverancier. Hier past frequent en informeel contact, meerdere keren per jaar, bij voorkeur in levenden lijve. Dit is ook de kring waarmee je strategische besluiten toetst voordat je ze neemt.

De werkkring

Vijftig tot honderd mensen met wie je zaken doet of hebt gedaan. Een of twee keer per jaar iets van je laten horen volstaat, mits het inhoudelijk raakt aan hun werk. Deze kring levert het meeste onverwachte werk op, juist omdat de mensen erin buiten je dagelijkse cirkel staan.

De brede kring

De rest. Hier onderhoud je niet actief. Je zorgt alleen dat je vindbaar en herkenbaar blijft, zodat iemand die aan jouw vakgebied denkt ook aan jou denkt. Een actueel profiel en af en toe iets inhoudelijks delen is genoeg.

Onderhoud dat wel werkt

Volg op binnen twee werkdagen

Het rendement van een ontmoeting zit in de opvolging, niet in de ontmoeting. Stuur binnen twee werkdagen een persoonlijk bericht dat verwijst naar iets concreets uit het gesprek: de vraag waar de ander mee worstelde, het boek dat langskwam, de naam die je zou doorgeven. Wie dit consequent doet, valt op, simpelweg omdat de meeste mensen het niet doen. Dat geldt na elke netwerkbijeenkomst, groot of klein.

Maak van de aanleiding een gewoonte

"Ik heb niets te melden" is bijna nooit waar. Een aanleiding is een artikel dat past bij een vraagstuk dat de ander noemde, een naam van iemand die hij zou moeten kennen, een korte vraag over hoe die reorganisatie is afgelopen, of een felicitatie die niet automatisch gegenereerd is. Het gaat niet om nieuws van jouw kant, het gaat om aandacht voor de hunne.

Geef eerst en houd geen boekhouding bij

Relaties waarin wordt bijgehouden wie wat schuldig is, zijn geen relaties maar contracten. Doorverwijzen, meedenken en iets uit handen nemen kost je meestal een kwartier en levert de ander soms maanden op. Het rendement komt terug, alleen niet van de persoon die je hielp en niet op het moment dat jij bedacht had. Dat is precies waarom dit alleen werkt op een basis van gelijkwaardigheid.

Zet het in je agenda

Goede voornemens verliezen het van een volle week. Een vast half uur per week, waarin je drie mensen benadert, is minder dan tien minuten per contact en houdt tegen het einde van het jaar meer dan honderd relaties warm. Noteer per persoon kort waar het gesprek over ging; die aantekening is bij het volgende contact meer waard dan je geheugen.

Wat je beter niet doet

• Een massamail sturen die begint met "Beste relatie". Dat is geen onderhoud, dat is ruis.
• Een connectieverzoek combineren met een verkooppitch. De relatie is dan voorbij voordat hij begon.
• De kerstkaart als enige contactmoment van het jaar gebruiken.
• Alleen contact zoeken in de maanden dat je omzet tegenvalt. Dat patroon is voor de ontvanger zichtbaarder dan je denkt.

Waar relaties sneller diep worden

Onderhoud kost minder moeite naarmate je mensen vaker in dezelfde omgeving tegenkomt. Herhaling in een kleine kring doet iets wat honderd losse ontmoetingen niet doen: je slaat de kennismaking over en begint bij de inhoud. Daar komt bij dat mensen pas open zijn over wat er echt speelt als ze weten dat het binnen de kamer blijft, en dat is de reden dat vertrouwelijkheid in een netwerk zwaarder weegt dan bereik.

Bij Exclusief Netwerk Nederland is dat de opzet: een vaste groep, twaalf bijeenkomsten per jaar op Fort de Gagel in Utrecht en gesprekken die niet naar buiten gaan. Wie wil weten waarom die vorm anders werkt dan een open netwerkborrel, leest verder over het besloten netwerk.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet je contact houden met een zakelijke relatie?

Dat hangt af van de kring. Voor je binnenste kring van tien tot vijftien mensen is meerdere keren per jaar realistisch en persoonlijk. Voor de werkkring is een of twee keer per jaar voldoende, zolang het contact inhoudelijk relevant is. Frequentie zonder relevantie werkt averechts: liever twee keer iets zinnigs dan tien keer een update die niemand nodig had.

Wat schrijf je als je lang niets van je hebt laten horen?

Kort, zonder uitgebreide excuses en met een concrete aanleiding. Benoem waar je aan moest denken, stel een vraag over iets wat destijds speelde en laat de bal bij de ander. Een verontschuldiging van drie zinnen maakt het ongemak groter dan het was; de meeste mensen vinden het simpelweg prettig om te horen dat iemand aan ze dacht.

Is LinkedIn genoeg om zakelijke relaties te onderhouden?

Voor de brede kring wel, voor de rest niet. LinkedIn houdt je zichtbaar en herinnert mensen eraan dat je bestaat, maar een reactie onder een bericht bouwt geen vertrouwen op. De relaties die iets opleveren, ontstaan in gesprekken waarin beide partijen iets te verliezen hebben door niet eerlijk te zijn. Dat gebeurt aan tafel, niet in een tijdlijn.